Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzhinweise für Bewerber auf unserer Personio-Seite
Allgemeines
Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie bezieht sich auf das Online-Bewerbungsverfahren über diese Seite.Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts ist:HOLOGATE GmbH
Weitere Angaben (Adresse, Vertretungsberichtigte usw.) finden Sie unter https://www.hologate.com/disclaimer/
Wir haben zum Datenschutzbeauftragten bestellt:
Michael Schlagintweit, effiZERT GmbH, datenschutz.hologate@effizert.de
Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage
Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet um- Sie zu identifizieren,
- Ihre Bewerbung zu bearbeiten,
- mit Ihnen zu korrespondieren,
- um unseren rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen, um auf rechtliche Verfahren zu reagieren oder staatlichen Stellen oder sonstigen Dritten gegenüber Auskunft zu erteilen oder um gesetzwidrige und betrügerische Handlungen zu erkennen bzw. zu verhindern und Ihre und unsere Rechte und die Rechte Dritter zu schützen.
Erfüllung von vertraglichen Pflichten
Hierbei handelt es sich um die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet- für die administrative Abwicklung, z.B. Einladung und Reisekostenabrechnung,
- zur Verfolgung des Status Ihrer Bewerbung zur Kommunikation mit Ihnen bezüglich Ihrer Bewerbung betreffende Angelegenheiten,
- zur Erstellung von Anstellungsverträgen,
- um Ihre Eignung zu Dokumentieren.
Berechtigte Interessen
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Anbahnung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Insbesondere:- zur Identifikation von Trainingsbedarf.
Die Rechtsgrundlage für die berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.
Aufgrund Ihrer Einwilligung
Immer wieder kommt es vor, dass wir zu einem späteren Zeitpunkt Interesse an Ihrer Bewerbung haben. Dann würden wir Sie in unseren Talent-Pool aufnehmen. In diesem Fall werden wir Ihre Einwilligung einholen um Ihre Daten länger zu speichern.Ebenso holen wir Ihre Einwilligung ein, wenn wir vorherige Arbeitgeber kontaktieren.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Die Rechtsgrundlage für die Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.
Aufgrund gesetzlicher Vorgaben
Zum Teil erfolgen Verarbeitungen dabei zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften z.B. § 257 HGB, § 147 AO.Die Rechtsgrundlage für die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO i.V.m. § 26 BDSG.
Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten besondere Kategorien personenbezogener Daten nur, wenn Sie uns diese mitteilen und es dann für die Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Dies kann z.B. bei Schwerbehinderung der Fall sein.Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zur Erfüllung gesetzlich/ kollektiv-vertraglich vorgesehener Rechte/Pflichten im Bereich des Arbeitsrechts, des Rechts der sozialen Sicherheit oder des Sozialschutzes sind Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG und für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit sind es Art. 9 Abs. 2 Buchst. h i.V.m. 22 Abs. 1 Buchst. b BDSG.
Quellen und Daten
Die meisten Daten stammen von Ihnen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen der Bewerbung und des Auswahlverfahrens erhalten, dazu gehören:- Ihren Namen, Adresse und Ihre Kontaktangaben;
- alle Angaben, die Sie uns im Bewerbungsschreiben, im Lebenslauf und in Ihren Zeugniskopien zur Verfügung stellen;
- Aufzeichnungen über Ihr Bewerbungsgespräch und die damit verbundenen Eindrücke und Eignung;
- LinkedIn-Profil (optional),
- Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind.
Empfänger
Innerhalb unseres Betriebs erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit Ihrer Bewerbung befasst sind (z. B. jeweilige Führungskraft, Fachbereiche, Personalabteilung).Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb unseres Betriebs übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z. B. sein:
- Personalverwaltungssoftware Personio (Personio ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und per Vertrag an unsere Weisungen gebunden)
- Steuerbüro und Anwaltskanzlei im Rahmen der Vorbereitung eines Anstellungsvertrags,
- an unsere Bank und Ihre Bank im Rahmen der Reisekostenerstattung (soweit zur Abwicklung erforderlich)
Drittland
Ihre Daten werden nur bei uns bearbeitet. Es findet keine Verarbeitung von Bewerberdaten in einem Drittland (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) statt. Leider befinden sich Dienstleister oder Mutterkonzern in Drittländern. Deshalb kann hier eine Übermittlung nicht ausgeschlossen werden.Dauer
Die Daten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert und nach Ablauf der Einspruchsfrist des AGG nach 6 Monaten gelöscht. Im Falle Ihrer Einwilligung (z.B. Talent Pool) werden Ihre Daten bei uns bis auf Widerruf gespeichert, jedoch maximal 2 Jahre. Daten, die ausschließlich Ihre Reisekostenabrechnung betreffen, unterliegen der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.Betroffenenrechte
Sie können bei uns Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten Daten erhalten. Bitte geben Sie hierzu an, an welchen Daten Sie interessiert sind. Ebenso werden wir Ihre Daten berichtigen, wenn sie unrichtig sind. Teilen Sie uns dies bitte unter den oben genannten Kontaktdaten mit.Sie haben zudem ein Recht auf Löschung, Einschränkung und Widerspruch. In diesem Fall kann Ihre Bewerbung nicht weiter bearbeitet werden. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir in den meisten Fällen gesetzlich dazu verpflichtet sind, Ihre Daten zu speichern. In diesen Fällen werden wir Ihre Daten nicht Löschen dürfen. Eine Auskunft stellen wir Ihnen gerne auch elektronisch bereit, womit wir Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit gewährleisten.
Wenn Sie unzufrieden sind, so teilen Sie uns dies bitte unter den o.g. Kontaktdaten mit. Nutzen Sie diese bitte auch, wenn Ihnen ein Datenschutzverstoß auffällt. Danke!
Für Probleme mit der Datenverarbeitung können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden (Kontaktdaten siehe oben).
Grundsätzlich haben Sie auch das Recht sich über die Verarbeitung Ihrer Daten bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Bereitstellung von Daten
Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Bitte stellen Sie jedoch ausreichend Daten bereit, damit wir uns ein Bild von Ihnen machen können und mit Ihnen in Kontakt treten können. Eine Nichtbereitstellung hat die Unwirksamkeit der Bewerbung zur Folge.Automatisierte Entscheidungsfindung
Zur Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO).Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir zum Schutz unserer Systeme eine sogenannten Spam- oder Junk-Filter einsetzen (aufgrund berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Dabei werden Absender-Daten, Zeit, Inhalt, Zeichensatz und Herkunft verwendet um unerwünschte E‑Mails auszusortieren. Sollten Sie das Gefühl haben, dass Ihre E‑Mails nicht ankommen oder werden sie zurückgewiesen, so melden Sie sich bitte über einen anderen Kommunikationskanal bei uns (Telefon oder Brief, unsere Kontaktdaten finden Sie oben).